Come scegliere il posto giusto per un meeting aziendale

Scegliere la giusta location per un meeting aziendale o un evento da condividere con i vostri clienti o fornitori non è affatto semplice. Una sala riunioni ampia e ben attrezzata, una bella sala ricevimenti (secondo il tipo di evento) sono il primo punto da soddisfare.

Ma, dal costo ai servizi, sono molte le variabili da tenere in considerazione.

Vediamo, ad esempio, cosa considerare quando si cerca una sala riunioni per organizzare meeting aziendali. Il modo più semplice è farsi fin dal principio le domande corrette per chiarire prima di tutto a noi stessi cosa ci serve.

1 – Il luogo scelto è facile da raggiungere?

Questa domanda è meno scontata di quello che sembra, perché dipende da dove arrivano e come si spostano i partecipanti al meeting. Conoscono la zona e arriveranno in auto? Un centro congressi in periferia vi farà risparmiare e sarà gradito per la facilità di parcheggio. Ma occhio a che non sia troppo fuori mano... o farete perdere tempo prezioso a tutti, compresi i vostri dipendenti. Arriveranno usando treno o aereo? Meglio scegliere qualcosa in centro città, poco lontano da una stazione o uno snodo principale, per non rischiare di vedere i propri invitati dispersi!

Se non è previsto un pranzo organizzato, scegliete qualcosa sufficientemente vicino a bar e ristoranti.

Esistono eccellenti strutture nei centri cittadini; su Firenze, ad esempio, lo storico Palazzo Corsini offre sale ricevimenti e sale meeting attrezzate secondo gli standard più moderni.

2 – Lo spazio a disposizione è adatto al tipo di evento?

Pensate a quante persone saranno presenti al meeting e alle attività che dovranno essere svolte. Ci sarà bisogno di far alzare le persone o dividerle in gruppi, o resteranno sempre sedute? Quanto spazio servirà per fare stare tutti comodi? Ci sono tutte le attrezzature necessarie (elettroniche e non?) Nel caso manchino lettori DVD, proiettori, microfoni o altro che sia necessario al meeting aziendale, dovranno essere messi in preventivo i costi per l'affitto.

3 – Il costo della sala riunioni è corretto per il tipo di ambiente e per i servizi offerti?

Il costo della sala è ovviamente un fattore essenziale. Senza ovviamente accettare offerte fuori mercato, ricordiamoci che a volte “chi più spende meno spende”: pagare un po' di più per avere una sala riunioni meglio attrezzata, dei servizi extra, una garanzia di affidabilità e professionalità possono garantire un migliore svolgimento, limitando i rischi di imprevisti e traducendosi, a conti fatti, in risparmio.

4 – E l'immagine della vostra azienda?

Fare attenzione all'impatto e l'immagine del luogo prescelto è particolarmente importante quando si stanno incontrando clienti o potenziali tali. Pretendete una sala riunioni in perfette condizioni e cercatela che sia in linea con la vostra immagine aziendale. Preoccupatevi di “brandizzarla”, per quanto possibile, addobbandola con pannelli o altro materiale.

Comunicato di GabriellaP | Pubblicato Venerdì, 11-Ott-2013 | Categoria: Eventi